Antes de describir los procedimientos para proteger libros en Microsoft Excel, debo indicar que esta aplicación no se considera una herramienta segura y la protección que incluye el producto son, cuando menos, fácilmente vulnerables.
Con esta aclaración puedo indicar que existen tres niveles de protección en Excel:
- Protección del Libro
- Protección de la Hoja
- Protección de la Celda
La protección del libro nos permite controlar la lectura o cambios en las hojas del libro de trabajo mediante el uso de contraseña; con esta protección podemos decidir si:
- Los datos del libro pueden ser vistos por cualquier usuario
- Los datos del libro pueden ser vistos por cualquier usuario, pero pueden ser cambiado sólo por los usuarios que cuentan con la contraseña de escritura.
- Los datos del libro pueden ser vistos sólo por los usuarios que conocen la contraseña de Lectura y/o pueden ser cambiados sólo por los usuarios que conocen la contraseña de escritura.
Procedimiento (Excel 2007 y 2010)
La protección del libro de Excel, son opciones disponibles en el cuadro de diálogo “Guardar Como” de la aplicación
En la pestaña “Herramientas” se encuentran disponibles las “Opciones Generales” (Imagen 1), donde podemos definir las contraseña de “Apertura” y la contraseña de “Escritura”; recordemos:
Contraseña de “Apertura”: Permite abrir el libro de trabajo en Excel; si se conoce esta password, se despliega el contenido del libro.
Contraseña de “Escritura”: No permite guardar los cambios que realicemos en el archivo; es decir, no permite la sincronización del archivo guardado, con los cambios que realicemos en pantalla; u optar por “Guardar Como” con el mismo nombre y en la misma carpeta que el documento original.
Hay que prestar atención al hecho de que es perfectamente posible guardar el libro con el mismo nombre, en una carpeta diferente.
Adicionalmente el cuadro de diálogo de “Opciones Generales” (Imagen 2) 
tiene, además de las opciones de establecer la contraseña de Apertura y la contraseña de Escritura, dos selectores que permiten “Crear una copia de Seguridad” y “Se recomienda sólo lectura”; la función de estas selecciones son:
Crea siempre copia de seguridad: Cada vez que se guarda el Libro, se crea un archivo “Copia de Seguridad de …” con extensión XLK (Excel 2007 y 2010) en la misma carpeta donde se guarda el Libro original (véase la imagen de mas abajo); el hecho de que la copia se guarde en el mismo contenedor que su original es, a mi juicio, una falla de seguridad en sí, ya que lo que conozco por “Copia de Seguridad”, “Respaldo” o “Backup” debería mantenerse en una unidad física distinta a la del original.
Se recomienda sólo lectura: Esta opción activa un cuadro de diálogo que lanza un cuadro de diálogo (Imagen 3) que recomienda que el archivo se abra en modo de sólo lectura.
En resumen la opción de Proteger Libros en Excel permite tener algún tipo de control sobre quien puede acceder a la información almacenada en nuestro archivo; pero este control es relativo ya que son técnicas de seguridad vilolables, sin demasiada dificultad.
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