En el post anterior vimos algunas nociones de la protección del Libros (Archivos) en Excel; los procedimientos descritos nos permitían controlar quienes tenían acceso a la información de nuestros libros y si podían modificar el archivo original. ahora vamos a ver la Protección del Libro (Estructura) y de la Hoja (Contenido) del libro de trabajo.
Hay que aclarar el uso de los términos ya que se puede prestar para confusiones:
La seguridad en Excel se basa en la relación Libro (Archivo) –> Libro (Conjunto de Hojas) –> Hojas y Celdas; en donde podemos proteger:
- Libro (Archivo): Controlar el acceso al contenido del Libro de Trabajo; los privilegios gestionados por este nivel son: Acceder (Leer) o Guardar (Escribir).
- Libro (Conjunto de Hojas): En este nivel podemos proteger específicamente el nombre, cantidad y disposición de las hojas dentro del libro de trabajo
- Hoja: Nos permite resguardar el contenidos de las celdas en la hoja de trabajo; podemos ajustar tanto los datos, como los formatos y e impedir la inserción de celdas o columnas en la hoja.
A pesar de que la protección del Libro (Archivo) y Libro (Conjunto de Hojas), tienen el mismo nombre, protegen a distinto nivel y tienen procedimientos completamente diferentes.
En este artículo veremos el punto 2 del listado anterior.
Proteger Libros (Conjunto de Hojas)
El objetivo de este procedimiento es restringir los cambios a las propiedades de las hojas que componen el libro y el despliegue de la ventana de la hoja de trabajo.
Recordemos que un libro de trabajo en Excel está compuesto por una cantidad de hojas; por defecto, al instalar cualquier versión de Microsoft Excel, los libros nuevos incluyen tres hojas de trabajo nombradas como “Hoja 1”, “Hoja 2” y “Hoja 3”; en la figura 1, vemos el selector de estas tres hojas; en estos elementos podemos administrar:
- Insertar o Eliminar Hojas
- Renombrar
- Mover o Copiar
- Cambiar el color de la Etiqueta (“Pestaña”) de la hoja.
Cuando Protegemos el Libro de Excel, en esta acción restringimos la posibilidad de realizar justamente estas tareas.
Proteger Libro (Conjunto de Hojas) en Excel
Excel 2003
Esta opción se encuentra en el menú “Herramientas” / “Proteger”, (Figura 2) encontramos las opciones de protección de los componentes detallados en Excel 2003, al seleccionar
Excel 2007 y Excel 2010
Las opciones de “Proteger”, se encuentran disponibles en la ficha “Revisar” de la Cinta de Opciones de Excel 2007 y Excel 2010 (Figura 3) .
Luego de seleccionado este comando, se despliega en pantalla el cuadro de diálogo “Proteger Libro” (Figura 4), que nos consulta las siguientes opciones:
Estructura: Se refiere a la disposición de las hojas del libro; esta es la opción que debemos seleccionar si deseamos impedir que se creen o eliminen las hojas, se renombren, se copien o muevan o se les cambie el color de la etiqueta. Si existe alguna hoja de cálculo que permanezca oculta, al estar el libro protegido, se deshabilita la opción de mostrarla.
Ventanas: Esta opción impide que se cambie el despliegue de la hoja de cálculo; los íconos de Maximizar, Restaurar, Minimizar y Cerrar, desaparecen del borde superior derecho de la ventana de la hoja de trabajo.
Adicionalmente el cuadro de diálogo “Proteger Libro” nos permite incluir una contraseña para controlar la activación de estas opciones.
El cuadro de diálogo “Proteger Libro” no ha sufrido cambio en las versiones 2003, 2007 y 2010.
Resumen
Las opciones de protección de la estructura del libro de trabajo, están disponibles en la opción “Proteger Libro” de Microsoft Excel, sus casos prácticos de uso son cuando se nos hace necesario que se mantenga el orden, nombre y permanencia de las hojas de trabajo y/o cuando deseamos mantener oculta una hoja determinada, evitando la posibilidad de que un usuario siquiera la despliegue.
Las opciones de Protección de la Ventana en el Libro, es utilizada normalmente cuando trabajamos con Modelos de Datos que incluyen formularios, donde debemos optimizar el control del despliegue del Libro de trabajo.
L. V.
0 comentarios:
Publicar un comentario en la entrada